Durch das Wachstumschancengesetz ist die E-Rechnung seit dem 1. Januar 2025 Pflicht.

Was ist die E-Rechnung?
Die E-Rechnung ist ein Rechnungsformat aus strukturierten und standardisierten Datensätzen. Die bisherige Papierrechnung oder pdf-Rechnung wird in vielen Fällen nicht mehr den gesetzlichen Anforderungen genügen; bei diesen herkömmlichen Rechnungsformaten spricht die Finanzverwaltung von „sonstigen Rechnungen“. Wichtig: pdf-Rechnungen sind keine E-Rechnungen, sie können aber durch entsprechende Datensätze zu einer solchen ergänzt werden (hybride Rechnung). E-Rechnungen können aber auch nur aus strukturierten Datensätzen bestehen, die ohne spezielle Software kaum mehr lesbar sind. E-Rechnungen müssen elektronisch, z.B. per Email oder über bestimmte Schnittstellen übermittelt und empfangen werden.

Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen
Die Pflicht zur E-Rechnung betrifft grundsätzlich alle Leistungen, die ein umsatzsteuerlicher Unternehmer gegenüber einem anderen Unternehmer für dessen Unternehmen im Inland oder gegenüber juristischen Personen des öffentlichen Rechts abrechnet. Umsatzsteuerlicher Unternehmer ist jeder, der entgeltliche Leistungen erbringt, dazu gehören auch Kleinunternehmer i.S. § 19 UStG. Nur Vereine, die lediglich Mitgliedsbeiträge, Spenden und Zuschüsse vereinnahmen, sind keine umsatzsteuerlichen Unternehmer und müssen daher grundsätzlich keine E-Rechnungen ausstellen. Sie müssen sich dennoch mit dem Empfang von E-Rechnungen auseinandersetzen, da davon auszugehen ist, dass viele Unternehmen zukünftig auch gegenüber nichtunternehmerischen Vereinen nur noch mit E-Rechnungen abrechnen werden.
Für Kleinbetragsrechnungen (Gesamtbetrag maximal 250 Euro) und Fahrausweise gilt keine E-Rechnungspflicht. Auch für nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfreie Umsätze – hierunter fallen z.B. die sportlichen Veranstaltungen - gilt ebenfalls keine E-Rechnungspflicht.

Empfang von E-Rechnungen
Seit dem 1. Januar 2025 müssen ausnahmslos und ohne Übergangsfrist alle umsatzsteuerlichen Unternehmer (einschließlich der Kleinunternehmer und solcher Unternehmer, die nur steuerfreie Leistungen erbringen) E-Rechnungen empfangen können. Hierzu ist neben einer E-Mail-Adresse oder besonderen Schnittstellen ggf. spezielle Software erforderlich, um nicht-hybride E-Rechnungen lesen zu können. Vereine sollten sich um entsprechende Lösungen kümmern. Viele Vereinssoftwaresysteme und Buchhaltungslösungen haben rechtzeitige E-Rechnungsfähigkeit angekündigt oder sind bereits jetzt dafür ausgerüstet; bitte informieren Sie sich. Vereine mit reiner Papierbuchhaltung sollten entsprechende Systeme implementieren.

Ausstellen von E-Rechnungen
Bis zum Ablauf des Kalenderjahres 2027 kann eine Rechnung für einen E-Rechnungspflichtigen Umsatz übergangsweise noch als herkömmliche sonstige Rechnung ausgestellt werden. Für Unternehmer mit einem Umsatz von mehr als 800.000 Euro verkürzt sich die Übergangsfrist bis zum Ablauf des Jahres 2026. Wichtig: Die Übergangslösung gilt nur, wenn der Rechnungsempfänger mit einer herkömmlichen sonstigen Rechnung einverstanden ist.

Fazit:
Viele größere Unternehmen werden vermutlich recht schnell nur noch E-Rechnungen ausstellen und akzeptieren. Alle Vereine (auch diejenigen, die bislang nicht umsatzsteuerliche Unternehmer sind) sollten für den Empfang, aber auch für das Ausstellen von E-Rechnungen vorbereitet sein.

Text: Ulrich Boock (Steuerberater bei Take Maracke und Partner)