Der gemeinnützige Verein kann auf Grund unterschiedlicher Verpflichtungen einen Jahresabschluss erstellen müssen. Dieses Interesse an einer mehr oder weniger weitgehenden Information und Kontrolle der Vermögens- und Ertragslage kann „von innen“, also aus dem Kreis der Mitglieder kommen oder „von außen“, z.B. von der Bank, die ein Darlehen gewährt hat, von dem Dachverband als Zuschussgeber oder wegen der Erteilung einer Lizenz (Bundesliga) oder zur Information von Geschäftspartnern, z.B. Sponsoren. Schließlich könnte auch die Satzung des Vereins den Vorstand verpflichten, einen Jahresabschluss in einer bestimmten Form zu erstellen.

Regelungen im Bürgerlichen Gesetzbuch

Im Bürgerlichen Gesetzbuch (§§ 27 Abs. 3, 664 bis 670 BGB) ist geregelt, dass der Verein gegenüber seinen Mitgliedern eine Rechenschaftspflicht hat. Er muss die Einnahmen und Ausgaben aufzeichnen und entsprechende Belege vorweisen können. Außerdem muss ein Vermögensbestandsverzeichnis geführt werden (§ 260 Abs. 1 BGB). Festzuhalten ist, dass nach den Vorschriften des BGB keine Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung zu erstellen ist. Es handelt sich damit um die Minimalanforderungen an den Verein. Andererseits muss der Vorstand selbst ein Interesse daran haben, die Vermögenslage jederzeit zu überblicken, damit z.B. eine Überschuldung sofort festgestellt werden kann. Kann diese nicht beseitigt werden, hätte der Vorstand die Pflicht, einen Insolvenzantrag zu stellen. Versäumt er dies schuldhaft, kann der Vorstand als Gesamtschuldner u.U. persönlich haften.

Regelungen nach Steuerrecht

Das Gemeinnützigkeitsrecht hat in § 63 Abs. 3 Abgabenordnung (AO) eine eigene Aufzeichnungspflicht. Der Verein muss durch Aufzeichnen der Einnahmen und Ausgaben beweisen, dass die tatsächliche Geschäftsführung auf die Erfüllung der satzungsmäßigen gemeinnützigen Zwecke gerichtet ist. Die Form der Aufzeichnung ist in der AO nicht geregelt. Es ist ausreichend, eine Einnahmen- Ausgabenrechnung zu fertigen, wie sie schon nach dem BGB gefordert ist. Die ordnungsmäßige Belegsammlung gehört natürlich dazu. Hat der Verein neben seinem ideellen Bereich noch Einkünfte aus Vermögensverwaltung, dem Bereich der Zweckbetriebe oder wirtschaftlichen Geschäftsbetriebe (wG), ist eine Aufteilung der Einnahmen- Ausgabenrechnung auf diese Bereiche vorzunehmen. Nach dem Steuerrecht kann sich die Pflicht zur Erstellung einer Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung nur ergeben, wenn der Jahresumsatz im wG 600.000 EUR oder der Gewinn aus dem wG 60.000 EUR überschritten hat. Dann greift die Verpflichtung auch erst, nachdem das Finanzamt den Verein auf den Beginn der Verpflichtung hingewiesen hat (§ 141 AO).

Verpflichtungen aus anderen Gründen

Eine sichere Beurteilung der Ertrags- und Vermögenslagen des Vereins ist mit einer Einnahmen- Überschussrechnung und dem Vermögensverzeichnis nicht möglich, weil keine periodengerechte Abgrenzung erfolgt. Die zeitliche Zuordnung regelt sich nach dem Zufluss bzw. Abfluss des Geldes. So kann z.B. durch willkürliches Vorziehen von Ausgaben oder die verspätete Vereinnahmung von Einnahmen der Gewinn und die Vermögenslage manipuliert werden. Nur bei einer Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung, die unter Beachtung der Normen des Handelgesetzbuches (§§ 238 ff HGB) erstellt wird, kann man sich ein sicheres Bild über die wirtschaftlichen Verhältnisse des Vereins machen.

Die Bank, die ein Darlehen gewähren soll oder der Sponsor, der einen Verein fördern will, der nicht kurz vor der Insolvenz steht, können mit dem Verein vertraglich vereinbaren, dass eine Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung zu erstellen ist. Die Banken unterziehen ihre Kunden einer detaillierten Risikobewertung, dem sogenannten Rating. Andere Kreditnehmer können nach dem Kreditwesengesetz (§ 18 KWG) verpflichtet sein, Jahresabschlüsse zeitnah vorzulegen. In letzter Zeit ist es vorgekommen, dass die Banken die bilanzierenden Vereine auffordern, die Jahresabschlüsse mit Erstellungsbericht und Plausibilitätsprüfung vorzulegen. Der Erstellungsbericht informiert über Art, Umfang und Ergebnis der Abschlussarbeiten. Er stellt die rechtlichen und wirtschaftlichen Verhältnisse dar und erläutert Bewertungsmethoden und die wesentlichen Positionen der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung. Die (einfache) Prüfung der Plausibilität erfordert das Abarbeiten einer umfangreichen Checkliste. Die für den Steuerberater bestehenden Haftungsrisiken zwingen ihn zu besonderer Sorgfalt und einer genauen Dokumentation der Prüfungshandlungen. Wegen der nicht unerheblichen Kosten dieser Prüfungsmaßnahmen sollte mit der Bank möglichst vor Abschluss des Darlehensvertrages geklärt werden, ob für die geplante Darlehensaufnahme die jährliche Einreichung einer Einnahme- Überschussrechnung ausreicht oder ob eine Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung vorzulegen ist. Wenn die Bank auf Einreichung von Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung besteht, sind dann zusätzlich ein Erstellungsbericht und die Plausibilitätsprüfung erforderlich?

Bei Vereinen, die schon freiwillig bilanziert haben, ist es vorgekommen, dass das Kreditinstitut mit einem Formschreiben Erstellungsbericht und Plausibilitätsprüfung angefordert haben. In diesen Fällen muss darauf hingewiesen werden, dass eine rechtliche Verpflichtung in der Regel nicht bestehen dürfte und der Verein aus Kostengründen diese Prüfungen nicht durchführen lassen kann.

Steuerberater Reinhard Take
TAKE MARACKE & PARTNER

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Dieses Kapitel in "Wissen für die Praxis-powered by VIBSS" beschäftigt sich mit dem Thema: "ABC des Steuerrechts".